Deset savjeta za uspješan virtualni sastanak
Trenutačno više ljudi nego ikad radi od kuće zbog bolesti COVID-19. Videokonferencije i drugi oblici virtualnih sastanaka postali su nezaobilazni, ali što ako ih nikad dosad niste trebali organizirati?
Ne brinite, ako radite na daljinu, EURES je za vas pripremio deset savjeta koji će vam pomoći u organizaciji virtualnog sastanka. Ako trenutačno tražite posao, ponuđene savjete možete primijeniti i na razgovore za posao ili, jednostavno, na komunikaciju s prijateljima.
Ako ste vi osoba koja organizira sastanak, prvih pet savjeta trebalo bi vam pomoći u pripremi:
1. Odaberite softver…
Danas postoji mnogo naprednih aplikacija za videokonferencije, kao što su Zoom, Skype i Microsoft Teams. Proučite ih i odaberite onu koja najbolje odgovara vašim potrebama. Provjerite je li preuzimanje softvera besplatno te omogućuje li sudjelovanje dovoljnog broja osoba.
2. ... i isprobajte ga!
Prije sastanka softver biste trebali isprobati s prijateljem ili kolegom. Većina aplikacija za videokonferencije vrlo je jednostavna nakon što ih prvi put upotrijebite, ali u prvom pokušaju stvari često pođu u neželjenom smjeru ako niste upoznati s načinom rada aplikacija.
3. Pronađite prikladno vrijeme
Provjerite rasporede ostalih sudionika, uzmite u obzir radno vrijeme, vremenske zone i osobne okolnosti. Primjerice, ako znate da neki sudionici imaju djecu, budite fleksibilni i prilagodite se njihovim potrebama.
4. Provjerite jesu li svi spremni
Obavijestite sudionike o tome koje će im alati biti potrebni. Upozorite ih na to dovoljno vremena unaprijed, dajte im jasne upute i provjerite imaju li svi šifru ili poveznicu potrebnu za uključenje u sastanak.
5. Dostavite dokumente i imenujte zapisničara
Unaprijed podijelite sve važne dokumente, uključujući i dnevni red ako je potrebno. Planirate li i prezentaciju, razmislite o mogućnosti da ostali sudionici vide vaš zaslon za vrijeme sastanka. Ne zaboravite prije početka isključiti funkciju upozorenja na ulazne e-poruke i zatvoriti sve prozore s povjerljivim sadržajem. Možda će biti potrebno zadužiti nekoga za vođenje zapisnika.
I kad je riječ o sastancima na daljinu, važno je pridržavati se pravila dobrog ponašanja. U nastavku slijedi pet savjeta koje biste trebali slijediti za vrijeme sastanka:
6. Smiješak, molim!
Preporučite svima da sudjeluju putem videa, čime se stvara realistično okruženje za sastanak. Neke aplikacije nude funkciju „zamućenja pozadine”; na taj se način štiti privatnost i sprječava odvlačenje pažnje. Odaberite primjerenu odjeću. Mnogi smatraju da im poslovna odjeća pomaže u stvaranju radne atmosfere. Osim toga, klijenti ili ispitivači očekivat će od vas da izgledate profesionalno.
7. Omogućite svima da govore...
Neke aplikacije imaju ugrađenu funkciju pomoću koje se na zaslonu prikazuje samo osoba koja govori, čime se sudionike potiče da govore naizmjenično. U svakom slučaju, preporučljivo je odrediti voditelja sastanka koji će usmjeravati raspravu po točkama dnevnog reda, sažimati glavne zaključke i davati priliku za sudjelovanje u raspravi.
8. ... i isključite svoj mikrofon kad ne govorite!
Zvukovi u pozadini, primjerice kućni ljubimci ili mala djeca, mogu ometati sastanak. To se može spriječiti upotrebom slušalica s ugrađenim mikrofonom, međutim čak i vaše disanje može se glasno čuti. Najsigurniji način da to izbjegnete jest da isključite svoj mikrofon dok slušate druge.
9. Započnite sastanak neobaveznim razgovorom
„Kako ste putovali?” nije prikladno pitanje u ovom slučaju, ali svakako pitajte sve sudionike kako su. Neki se ljudi možda osjećaju izolirano i usamljeno radeći od kuće, pa će neobavezan razgovor prije početka sastanka za njih biti dobrodošao oblik komunikacije.
10. Naknadne radnje
Nakon sastanka poduzmite uobičajene radnje. Ako je potrebno, svima dostavite zapisnik u kojem ćete jasno opisati radnje koje treba poduzeti i osobe koje su za to odgovorne.
Dodatne informacije i korisne poveznice pronađite ovdje.
Izvor: EURES, 14.04.2020.